Deixe aglomeración de documentos non é a solución
A eficacia da xestión de física arquivo dunha empresa depende a implantación de ferramentas e métodos específicosÉ fundamental para unha viaxe de negocios para estar preocupado coa súa documentos. Moito máis que unha mera obriga legal de cumprir, arquivo é unha necesidade. A xestión do actual rexistros, intermedio e xestión de arquivos para dous servizos non particionado e coordinado entre eles: os arquivos de servizo e os rexistros repositorio. Como tal, o arquivo de documentos en papel é un procedemento que pode ser rapidamente complexo se as normas e boas prácticas, se eles non son satisfeitas, tanto en termos de clasificación no almacenamento. Con independencia da forma ou a actividade da empresa a xestión de arquivos é unha necesidade. Ela comezou levemente, aínda que está baseado nas accións a priori simple: o obxectivo do arquivo é, por unha banda, para manter e manter os documentos da empresa en bo estado, por outra banda, para atopalos ou devolve-los en calquera momento. É por iso que, non é reducida a unha simple almacenamento, a fin de cumprir o período de retención de papeis, pero é en base a unha xestión integral do arquivo de papel, que é parte dun arquivo política que vai ser eficaz e sostible, desde a creación ata a destrución de arquivos. A xestión do o actual intermedio e arquivos para fins administrativos require particular ferramentas e métodos específicos tendo en conta o conxunto de restricións relacionadas coa xestión de documentos. Este arquivo procedemento require máis rigor e lóxica, porque inclúe: xestión de física arquivo (e arquivos) non se pode improvisar. Implantar un poderoso e comprobada axuda para garantir a accesibilidade, fiabilidade e integridade dos documentos. Este sistema garante o apoio do documento dende a súa creación para o seu arquivo. Ofrece moitas posibilidades, tales como a aplicación de procedementos e de dereitos de acceso. Con respecto á regulación para cumprir, hai normas ISO de que son específicos para o arquivo, e en particular a norma ISO que garante: Para o caso específico dos documentos oficiais, o estándar ISO garante a regulación da súa escrita de modo que a norma ISO, como para ela é a encargada de regula os datos de rexistros. Estas normas ISO ou NF son transmitidos para indicativo, eles non son obrigatorias e non son sempre unha garantía de maior profesionalidade. Iso nunca vai ser repetida suficiente, non se deixe enganar polos patróns. É o intercambio con terceiros archiver, na súa experiencia, e a súa comprensión das súas necesidades reais, vai atopar o orador o que precisa. Os arquivos que están dispoñibles para todos os documentos producidos ou recibidos por unha empresa durante calquera ano fiscal da súa actividade. En consecuencia, deben ser preservados: eles rastrexar todas económica e social da actividade da empresa. Como para os seus substratos, son variados: O real xestión depende do tipo de medios para gardar e clasificar, pero tamén para o arquivo política adoptada pola empresa (axeitado para a súa organización e o tipo de actividade) como o tipo específico de cada arquivo (teoría das tres idades): Preguntas comúns fronte a responsables políticos en materia de clasificación e arquivo de empresas de documentos de arquivo de documentos de unha empresa cumpre as normas básicas a seguir para clasificar útil, eficaz e de forma sostible en un conxunto de documentos da empresa. Nun momento ou outro, unha empresa afronta o problema do arquivo e a presentación, que debe xestionar, despois de ter producidos ou recibidos. Para atopar un saudable situación, hai procedementos de valoración designada polo termo xenérico para a Xestión de Expedientes. É unha ferramenta para a xestión de expedientes que se recomenda para trata-los como da súa creación: o Seu ámbito é, polo tanto, limitado a actual e intermedio arquivos, tendo en conta: O punto de vista de normas e regulamentos, Xestión de Rexistros é un proceso de arquivo tamén caixa. Xestión de expedientes foi o obxecto en de un estándar internacional, ISO, adquirido en pola asociación francesa de normalización (AFNOR) baixo o título NF ISO. Xestión de expedientes, polo tanto, ten o obxectivo de rexistro e análise do documento, desde a súa creación e, polo tanto, a importe do documental proceso.
É por iso que inclúe na súa visión unha clasificación plan ou a clasificación plan, incluíndo: o Que diferencia a clasificación de almacenamento, que é fermoso e ben poñer no lugar importe de xestión segundo unha clasificación esquema lóxico e xerárquica.
É, polo tanto, esencial para o servizo responsable da posta en marcha da clasificación plan de pedir o dereito a preguntas, a saber: A clasificación dos actuais rexistros é fundamental, é dicir ser orixinal e consistente debido ao feito de que el debe respectar a vida dos arquivos e que, polo tanto, pasa a ser o reflexo da actividade da empresa.
Para iso, a clasificación está feita a partir da creación do arquivo e non despois do feito, nin para reducir a conxestión na pila de arquivos almacenados sen ter sido procesado ou clasificado. De como clasificar, que esixe rigor É un método válido, independentemente do tipo de arquivos (actual, provisional, definitivo).
El está baseado na distinción de ser feitas sobre a natureza do material: valoración é rápido e eficiente cando é comezaron xa a fase de produción de arquivos.
Polo tanto, está claro que a creación de unha clasificación plan non é improvisada e esixe unha serie de requisitos para ser eficaz.
É por iso que debe ser estruturado para adaptarse: debe caer constantemente no perspectiva da investigación de documentos (como facilmente atopar un documento.) e, polo tanto, debe ser ampla.
Estruturalmente, o plan de clasificación traballa nunha lóxica e estruturada de forma.
Os documentos están clasificados e distribuídos segundo un esquema lóxico e unha xerarquía do xeral ao particular. O obxectivo é para incorporar todos os documentos sen perder precisión. A súa natureza ampla é debido ao feito de que el é o encargado de presentación de todos os documentos que reflicten as tarefas da empresa, da súa actividade. Todo un conxunto de documentos para ser clasificados independentemente do tipo de medio de almacenamento (papel, fotografía, CD rom, electrónico de datos) Finalmente, hai tres tipos de clasificación plan segundo o tipo de actividade da empresa (funcións e actividades), a súa organización (estrutura, funcionamento) e por obxecto. Como arquivos de empresa son un reflexo da súa actividade, unha preferencia, calquera consideración é dada para o sistema de clasificación funcional. Con todo, unha combinación de métodos non é de eliminar que, sempre que, por suposto, non mesturar as bases de división, e poñer todos os cartafoles no mesmo nivel.
Finalmente, o éxito dun sistema de clasificación dependerá o servizo de arquivo que construír resultado de un perfecto coñecemento do funcionamento, actividades da empresa e o servizo que xestiona.
É por iso que unha investigación de antemán é esencial para desenvolver un plan de clasificación de feito"tailor-made". Grazas á aplicación de Xestión de Expedientes dentro da empresa que quere xestionar eficazmente os seus arquivos, agora é posible para este último: xestión de arquivos suxeitos a un plan eficaz de clasificación leva inevitablemente a unha ganancia de tempo e produtividade para a empresa e unha redución de custos de xestión indo na mesma dirección. En efecto, unha clasificación sistematizada arquivos implica unha circulación e acceso facilitou moito, contribuíndo así a desenvolver o rendemento da empresa. A lóxica do arquivo debe ter en conta a duración legal de conservación de documentos, a fin de determinar canto tempo un produtor ten un interese para preservar os seus materiais de arquivo, e o destino destes documentos ao final deste período de tempo. O inventario Libro combinando a cantidade e o valor dos activos e pasivos identificados no inventario. O libro que contén as escrituras do libro-revista desagregada segundo o plan de contas da empresa, mantendo e autenticación dos libros obrigatorios.
